В процессе осуществления своей деятельности торговые предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами: поставщиками товарно-материальных ценностей (работ, услуг), покупателями, финансовыми, налоговыми органами, органами социального страхования и др. Расчеты между ними осуществляются в денежной форме.
Большая часть расчетов осуществляется в безналичном порядке. Наличные расчеты применяются при реализации товаров населению, мелким оптом некоторым учреждениям, оплате труда и в некоторых других случаях.
Безналичные расчеты производятся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями вступают соответствующие учреждения банка. Отношения между банками и клиентами носят договорной характер. Клиенты (предприятия, фирмы и др.) самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания.
Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются: своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов, контроль за сохранностью денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия; использованием денежных средств по их целевому назначению; своевременностью расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.; своевременная проверка расчетов с дебиторами и кредиторами для предупреждения просроченной задолженности.
Для хранения, приема и расхода денежных средств организация имеет кассу. Порядок веления кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ РФ, согласно которой в кассе кроме наличности могут храниться денежные документы и ценные бумаги. В соответствии с порядком ведения кассовых операций помещение кассы должно быть специально оборудовано и оснащено охранной сигнализацией. Вообще на предприятии должна быть одна касса, но если предприятие имеет большое количество подразделений, то на каждом из них могут открываться пункты выдачи заработной платы работникам.
На предприятии ведение кассовых операций осуществляет кассир. При его приеме на работу руководитель обязан ознакомить нового служащего с порядком ведения кассовых операций. Только после этого руководитель заключает с кассиром договор о полной материальной ответственности, на основании которой кассир отвечает за сохранность всех принятых им ценностей, а также за ущерб, причиненный предприятию в результате умышленных действий или в виду небрежного отношения к своим обязанностям. Кассир не имеет права самостоятельно передавать свои обязанности другому лицу, но в случае необходимой замены работника исполнение его обязанностей возлагается на другое лицо только на основании приказа руководителя.
Любое поступление наличных средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ПКО), который подписывается кассиром и главным бухгалтером с обязательной расшифровкой их подписей. Кроме этого в документе отражаются следующие обязательные реквизиты: содержание операции (от кого и за что получены наличные), номер документа, дата, сумма, записанная цифрами и прописью с большой буквы, наименование организации, печать или штамп предприятия. Если кассир принял денежные средства от отдельного физического лица, то к ПКО обязательно заполняется квитанция, которая содержит в себе те же реквизиты, что и ордер (ордер и квитанция находятся на одном бланке). Данная квитанция в последствии отрывается и отдается кассиром на руки лицу, внесшему средства в кассу, что будет подтверждением для лица о внесении необходимой суммы.
Выбытие денежных средств из кассы производится на основании расходного кассового ордера (РКО), который содержит следующие реквизиты: содержание операции, сумму, подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира, печать предприятия. Если кассир выдает наличные отдельным физическим лицам, то он обязан в РКО записать название и номер документа, удостоверяющего личность этого лица. Только после этого лицо, которое получает деньги из кассы своей рукой записывает в РКО получаемую сумму прописью, ставит дату получения и свою подпись.
Выдача заработной платы, отпускных, пособий на предприятии оформляется платежной ведомостью, на которой должны быть реквизиты РКО и обязательно должны стоять подписи руководителя и главного бухгалтера. На общую сумму выданной по ведомости заработной платы оформляется РКО. Заработная плата выдается на предприятии в течении 3х дней. Если работник за этот период по каким-либо причинам не смог получить сумму своего заработка, то кассир в платежной ведомости на против фамилии данного работника ставит штамп «депонировано». После этого платежная ведомость закрывается. Фамилии работников, не получивших заработок заносятся в реестр депонированных сумм, что будет отражаться записью Дт 70 / Кт 76.
Учет кассовых операций отражается по счету 50.
При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования, в том числе не допускаются подчистки, помарки, исправления и все реквизиты документа должны быть заполнены четко и ясно . Выдача ПКО и РКО на руки лицам, получаемых и вносящим деньги запрещается. Прием и выдача денег из кассы производится только в день составления ПКО и РКО, если кассир обнаружил неправильность в оформлении кассовых ордеров он имеет право вернуть документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Кассир ставит свою подпись на ордерах только после осуществления операций с наличностью. При этом на прилагаемых к ордерам документах ставится штамп «оплачено» с указанием даты.
ПКО и РКО до передачи в кассу фиксируются бухгалтером в журнале регистрации ПКО и РКО. По его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств, правильность нумерации в кассовых документов (начиная с января и идет нарастающим итогом в течении года), проверяется полнота и своевременность производимых кассиром операций.
Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег фиксируется кассиром в кассовой книге, записи в которой производятся по мере совершения операций. Каждая организация имеет одну кассовую книгу, листы которой пронумеровываются, прошнуровываются и в конце книги скрепляются печатью с указанием количества листов, рядом с печатью должны быть подписи главного бухгалтера и руководителя. Кассир осуществляет записи в книги согласно имеющимся первичным документам в 2х экземплярах. Это осуществляется через копировочную бумагу. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает общие суммы по приходу и расходу средств и выводит остаток на конец дня. После чего экземпляр, заполненный под копирку отрывается, к нему прикладываются учтенные ПКО и РКО и все это под расписку сдается бухгалтеру на проверку и им самим служит отчетом кассира.
Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тчательной проверке правильности оформления ордеров, соответствия данных отчета с данными прилагаемых документов, а также проверяется правильность сделанных подсчетов. После проверки бухгалтер проставляет в документах корреспондирующие счета, если в РКО нет подписи получателя денежных средств, то оформляемая таким образом выдача денег из кассы считается неправомерной и данная сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены ПКО, то они рассматриваются бухгалтером как излишки.
